Wezwanie do zapłaty faktury – wzór dla firm i kwoty

Wezwanie do zapłaty faktury powinno wskazywać niezapłaconą fakturę, kwotę żądania, rachunek bankowy i termin na zapłatę. Jeśli dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę dla innego przedsiębiorcy, a uzgodniony termin zapłaty minął, możesz doliczyć odsetki handlowe i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Te uprawnienia powstają bez wezwania.

Co wpisać w wezwaniu do zapłaty faktury

Pismo zmieści się na jednej stronie. Potrzebujesz:

• nazw i adresów obu firm, najlepiej także NIP,
• numeru i daty faktury oraz uzgodnionego terminu płatności,
• kwoty należności głównej, osobno odsetek i osobno rekompensaty,
• terminu na zapłatę, np. 7 dni od doręczenia pisma, i numeru rachunku,
• zapowiedzi skierowania sprawy do sądu, jeśli zamierzasz to zrobić po bezskutecznym upływie terminu.

Pomiń oceny zachowania kontrahenta. Podaj podstawę żądania, np. umowę lub zamówienie, i zachowaj dokumenty potwierdzające dostawę albo wykonanie usługi. Różnice między wezwaniem, monitem i upomnieniem opisuje osobny wpis o wezwaniu do zapłaty i upomnieniu.

Ile możesz żądać od firmy

Dla opisanej tu sprzedaży B2B obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Dotyczy odpłatnej dostawy towaru lub usługi związanej z działalnością obu stron (art. 2 i art. 4 pkt 1). Obejmuje także transakcje między małymi firmami.

Do należności głównej możesz doliczyć:

• Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, liczone od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty, chyba że uzgodniliście wyższe odsetki. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. stawka ustawowa wynosi 13,75% w skali roku. Dla zwykłych transakcji B2B odpowiada stopie referencyjnej NBP z 1 lipca powiększonej o 10 punktów procentowych. Stawki ustala się na każde półrocze.
• Rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego (art. 10 ust. 1):

Euro przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Rekompensata jest naliczana od transakcji, nie za każdy dzień. Jeśli umowa dzieli zapłatę na raty, należy się od każdej niezapłaconej raty. Jeśli poniosłeś wyższe koszty odzyskiwania (np. pomoc prawnika), możesz żądać zwrotu uzasadnionej nadwyżki ponad rekompensatę (art. 10 ust. 2).

Przykład: faktura na 12 300 zł brutto

Załóżmy, że faktura za wykonaną usługę opiewa na 12 300 zł brutto, a uzgodniony termin płatności to 15 września 2026 r. Kontrahent nic nie zapłacił. Obliczasz kwoty na 27 października, czyli za 42 dni opóźnienia, od 16 września do 27 października włącznie. Należność główna obejmuje VAT, więc odsetki liczysz od 12 300 zł.

• Odsetki: 12 300 zł × 13,75% × 42 dni / 365 = około 194,61 zł. Przy tej stawce każdy kolejny dzień to około 4,63 zł.
• Rekompensata: wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł i niższa niż 50 000 zł, więc stosujesz 70 euro. Płatność stała się wymagalna we wrześniu. Obowiązuje średni kurs euro z 31 sierpnia 2026 r. – 4,3264 zł. 70 × 4,3264 = 302,85 zł po zaokrągleniu.
• Razem na 27 października: 12 300 + 194,61 + 302,85 = 12 797,46 zł, plus dalsze odsetki od należności głównej od 28 października do dnia zapłaty.

Kwotę odsetek za cały okres zaokrąglij dopiero na końcu obliczenia. Jeśli opóźnienie obejmuje półrocza z różnymi stawkami, policz każdy okres osobno i zsumuj wyniki.

Kiedy zastosować inne zasady

Przy sprzedaży konsumentowi nie stosujesz odsetek handlowych ani rekompensaty 40/70/100 euro. Jeżeli nie ustalono stopy odsetek za opóźnienie, kodeks cywilny przewiduje stopę referencyjną NBP powiększoną o 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2).

Brak terminu w umowie wymaga osobnego rozliczenia. Jeśli termin nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, zapłata powinna nastąpić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 k.c.). W transakcji handlowej bez umówionego terminu odsetki handlowe przysługują po upływie 30 dni od wykonania świadczenia; jeśli umówiono badanie towaru lub usługi, okres liczy się od zakończenia badania (art. 6 ust. 1 ustawy).

Przepisów ustawy o opóźnieniach nie stosuje się do długów objętych postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym, odpowiednio od dnia ogłoszenia upadłości albo otwarcia postępowania (art. 3 pkt 1).

Wzór treści pisma

Wzór dotyczy niezapłaconej należności B2B z uzgodnionym terminem płatności. Podmień dane w nawiasach. Zamiast „7 dni od doręczenia” możesz wpisać konkretną datę zapłaty; wybierz jeden sposób określenia terminu. Pismo w PDF z własnymi danymi przygotujesz w generatorze wezwania do zapłaty. Zapowiedź pozwu zawiera też wersja przedsądowa.

Wezwanie do zapłaty

[miejscowość], [data]

[Dane wierzyciela: nazwa, adres, NIP]

[Dane dłużnika: nazwa, adres, NIP]

Wzywam do zapłaty kwoty [łączna kwota] zł w terminie 7 dni od doręczenia niniejszego pisma, na rachunek [numer rachunku].

Należność wynika z [umowy/zamówienia nr …] i została udokumentowana fakturą nr [numer] z dnia [data], z terminem płatności [data].

Na żądaną kwotę składają się:

• niezapłacona należność główna: [kwota] zł;
• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych za okres od [dzień po terminie płatności] do [dzień, na który obliczono odsetki], włącznie: [kwota] zł;
• rekompensata za koszty odzyskiwania należności: [kwota] zł, stanowiąca równowartość [40/70/100] euro według średniego kursu NBP z dnia [data].

Żądam także dalszych odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych od niezapłaconej należności głównej, od dnia następującego po ostatnim dniu powyższego wyliczenia do dnia zapłaty.

W razie niezapłacenia w wyznaczonym terminie skieruję sprawę do sądu. W pozwie wystąpię również o zwrot kosztów procesu.

[Podpis]

Wysyłka i kolejny krok

Wyślij list polecony za potwierdzeniem odbioru. Zachowaj kopię pisma, dowód nadania i potwierdzenie odbioru. Przy wysyłce elektronicznej zachowaj treść wiadomości z załącznikiem oraz potwierdzenie doręczenia lub odpowiedź kontrahenta. Sam dowód nadania nie potwierdza, kiedy adresat otrzymał pismo. Sposoby doręczenia opisuje wpis o samodzielnym wysłaniu wezwania.

Jeśli płatność nie wpłynie, przygotuj do pozwu fakturę, umowę lub zamówienie, dowód wykonania świadczenia i korespondencję. Wezwanie oraz dowody jego doręczenia pomogą udokumentować próbę pozasądowego rozwiązania sporu.