Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia – wzór i kwoty

Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia powinno wskazywać umowę, okres, za który nie dostałeś pieniędzy, kwotę brutto, numer rachunku i dodatkowy termin zapłaty, np. 7 dni od doręczenia. Odsetki za opóźnienie należą ci się od dnia po terminie wypłaty, także bez wezwania. Dalsze kroki zależą od umowy: pracownik ma po swojej stronie Kodeks pracy, inspekcję pracy i sąd pracy bez opłaty od pozwu, a zleceniobiorca kieruje pozew do sądu cywilnego.

Co wpisać w wezwaniu do zapłaty wynagrodzenia

Wystarczy jedna strona. Wpisz:

• swoje imię, nazwisko i adres oraz pełną nazwę i adres pracodawcy albo zleceniodawcy,
• rodzaj i datę umowy, np. umowa o pracę z 1 marca 2025 r. albo umowa zlecenia z 2 czerwca 2026 r.,
• za jaki okres lub jaką pracę żądasz zapłaty: „wynagrodzenie za wrzesień 2026 r.”, „premia kwartalna za III kwartał”, „wynagrodzenie za 64 godziny zlecenia w sierpniu”,
• kwotę pozostałą do zapłaty i termin, w którym należało ją wypłacić,
• odsetki: kwotę wyliczoną na konkretny dzień albo samo żądanie odsetek do dnia zapłaty,
• termin zapłaty i numer rachunku.

Pracownik podaje kwotę brutto. Jeśli dostałeś część pensji, uwzględnij tę wpłatę w wyliczeniu zaległości. Kwota brutto nie oznacza, że cała trafi na twoje konto: pracodawca rozlicza przy wypłacie składki i podatek.

Jeśli spór dotyczy samej wysokości wypłaty, nie zgaduj. Pracodawca na twoje żądanie musi udostępnić do wglądu dokumenty, na podstawie których obliczył wynagrodzenie (art. 85 § 5 Kodeksu pracy). Możesz o to poprosić w tym samym piśmie.

Wzór wezwania do zapłaty zaległego wynagrodzenia

Wzór dotyczy pracownika. Przy zleceniu albo dziele zmień rodzaj umowy i dane dłużnika, opisz wykonaną pracę oraz termin płatności. Usuń prośbę o dokumenty płacowe, a sąd pracy zastąp sądem cywilnym. Zapowiedź skargi do PIP dotyczy przy zleceniu naruszeń minimalnej stawki godzinowej; usuń ją, jeśli dochodzisz innej należności.

Wezwanie do zapłaty

[miejscowość], [data]

[twoje imię i nazwisko, adres]

[Nazwa pracodawcy, adres]

Wzywam do zapłaty zaległych należności w łącznej kwocie [kwota należności głównych] zł brutto wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w terminie 7 dni od doręczenia niniejszego pisma, na rachunek [numer rachunku].

Na kwotę składają się:

• wynagrodzenie za pracę za [miesiąc i rok], należne na podstawie umowy o pracę z dnia [data], płatne do [data]: [kwota] zł brutto;
• [jeśli dotyczy] ekwiwalent pieniężny za [liczba] dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, płatny do [data]: [kwota] zł brutto.

Od każdej z powyższych należności żądam odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia następującego po jej terminie płatności do dnia zapłaty.

Proszę również o udostępnienie do wglądu dokumentów, na podstawie których obliczono moje wynagrodzenie za wskazany okres.

Jeżeli kwota nie wpłynie w wyznaczonym terminie, wniosę pozew do sądu pracy i skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.

[Podpis]

Usuń pozycję o ekwiwalencie, jeśli go nie dochodzisz. Zapowiedź pozwu i skargi zostaw tylko wtedy, gdy zamierzasz podjąć te kroki. Wskazane 7 dni to dodatkowy termin do dobrowolnej zapłaty; nie przesuwa on początku naliczania odsetek od już wymagalnej pensji.

Zaległa pensja z umowy o pracę

Pensję płatną raz w miesiącu pracodawca wypłaca z dołu, najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Dokładny dzień podaje regulamin pracy, regulamin wynagradzania albo umowa. Jeśli wypada w dzień wolny od pracy, pieniądze powinny przyjść dzień wcześniej (art. 85 Kodeksu pracy).

Od pierwszego dnia opóźnienia należą się odsetki ustawowe za opóźnienie. Pracodawca płaci je nawet wtedy, gdy nie poniosłeś szkody i gdy opóźnienie nie wynika z jego winy (art. 481 § 1 k.c. w związku z art. 300 Kodeksu pracy). Stopa to stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego. Od 5 marca 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 9,25% w skali roku (stan na 18 października 2026 r.). Licz je od kwoty brutto.

Przykład: pensja za wrzesień 2026 r.

Pensja wynosi 6 200 zł brutto, a regulamin wyznacza wypłatę na 10. dzień miesiąca. 10 października 2026 r. to sobota, więc przy pracy od poniedziałku do piątku termin mija w piątek 9 października. Opóźnienie biegnie od soboty 10 października.

Załóżmy, że do 8 listopada 2026 r. pensja nie wpłynęła, a stopa odsetek się nie zmieniła. To 30 dni opóźnienia: 6 200 zł × 9,25% × 30 / 365 = 47,14 zł. Przy tej stopie każdy kolejny dzień to około 1,57 zł.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Jeśli zatrudnienie się skończyło, a pozostał niewykorzystany urlop, co do zasady przysługuje ci ekwiwalent pieniężny. Od 27 stycznia 2026 r. termin jego wypłaty jest powiązany ze zwykłym terminem wypłaty wynagrodzenia. Jeśli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca ma 10 dni od ustania zatrudnienia. Gdy ostatni dzień tego terminu jest wolny od pracy, wypłata przypada na dzień poprzedzający (art. 171 § 4 i 5). Przykład: umowa skończyła się 20 października 2026 r., a pensja za dany miesiąc jest płatna 10. dnia następnego miesiąca. Ekwiwalent powinien przyjść do 10 listopada razem z pensją za październik.

Wynagrodzenie z umowy zlecenia lub o dzieło

Przy umowie zlecenia wynagrodzenie należy się po wykonaniu zlecenia, chyba że umowa przewiduje inaczej, np. płatność miesięczną po przyjęciu rachunku (art. 744 k.c.). Za dzieło płaci się w chwili jego oddania, jeśli umowa nie stanowi inaczej (art. 642 § 1 k.c.). Zacznij więc od umowy: termin płatności i warunek wypłaty, np. akceptacja raportu godzin, decydują, od kiedy liczysz opóźnienie.

Odsetki liczysz tak samo jak pracownik, według art. 481 k.c., od dnia po terminie płatności.

Jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej i wykonujesz zlecenie na rzecz firmy lub innej jednostki organizacyjnej, co do zasady chroni cię minimalna stawka godzinowa. W 2026 r. to 31,40 zł brutto za godzinę. Jeśli umowa daje mniej, przysługuje ci wynagrodzenie liczone według tej stawki. Przy umowie zawartej na dłużej niż miesiąc kwotę wynikającą z minimalnej stawki zleceniodawca wypłaca co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Są jednak wyłączenia spod minimalnej stawki, np. gdy sam decydujesz o miejscu i czasie wykonania zlecenia i dostajesz wyłącznie prowizję (art. 8d). Wezwanie oprzyj na liczbie godzin potwierdzonej w sposób wskazany w umowie, np. w ewidencji lub mailu z raportem.

Jeśli obie strony zawarły umowę w związku z prowadzoną działalnością, zastosowanie mogą mieć przepisy o transakcjach handlowych. Dla takich rozliczeń możesz skorzystać z generatora wezwania do zapłaty.

Gdy pieniądze nie wpłyną w terminie

Wskazane dwuletnie terminy cywilnoprawne co do zasady kończą się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 k.c.). Samo wysłanie wezwania nie przerywa biegu przedawnienia.

Jeśli pracodawca kwestionuje podstawę lub wysokość pensji, spór rozstrzyga sąd pracy. Nie musisz najpierw uzyskać nakazu PIP.

Pismo wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj kopię, dowód nadania i zwrotkę. Inne sposoby doręczenia opisuje wpis o samodzielnym wysłaniu wezwania. Wezwanie z dowodem odbioru dokumentuje też próbę pozasądowego rozwiązania sporu, którą trzeba opisać w pozwie.